10 praktische tips voor een vlotte onboarding van nieuwe medewerkers
Onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich sneller thuis voelen op hun nieuwe werkplek en sneller in staat zijn om zelfstandig te werken. Dat is niet alleen belangrijk voor hun integratie en hun persoonlijke motivatie, maar het bepaalt ook hoe betrokken ze zich voelen bij de onderneming. Veel ondernemers onderschatten het belang van zo’n onboardingproces en weten vaak niet goed hoe je zo’n proces in goede banen leidt. Wij gingen te rade bij Madelien Overtoom, HR consultant bij Liantis. Zij geeft 10 praktische tips die je helpen om van je onboardingproces een succes te maken.
1. Doe aan ‘pre-boarding’
In de periode na het opzeggen van de oude job en het starten met een nieuwe job is het belangrijk dat je als nieuwe werkgever van je laat horen en je nieuwe werknemer de nodige aandacht geeft. Stuur je nieuwe werknemer daarom een welkomstkaartje met de naam en de gegevens van zijn of haar contactpersoon en het uur en de locatie van de eerste werkdag. Overdrijf daar wel niet mee. Doe niet aan overkill. Het is niet de bedoeling dat je de jaarplanning doorstuurt. Dat werkt alleen maar averechts.
2. Betrek de collega’s
Als leidinggevende ben je zeker niet de enige die verantwoordelijk is voor het onboarden. Ook de collega’s op de werkvloer dragen bij tot het goede verloop van het onboardingproces. Vergeet daarom niet de collega’s te verwittigen en op de hoogte te brengen van de komst van de nieuwe collega. Geef ze ook wat achtergrondinformatie zoals bijvoorbeeld de naam van de nieuwe werknemer en de betreffende functie.
3. Duid een buddy of mentor aan
Koppel je nieuwe werknemer aan een mentor of buddy. Dat is echt een geweldige manier om de sociale integratie van je nieuwe medewerker te vergemakkelijken en jouw workload te verlichten. De buddy of mentor kan begeleiding bieden, vragen beantwoorden en waardevolle inzichten verschaffen waardoor de overgang naar de nieuwe werkplek soepeler verloopt. Bovendien bevordert het hebben van een werkbuddy de vriendschappelijke sfeer en helpt het de nieuwe werknemer om zich sneller thuis te voelen op zijn nieuwe werkplek.
4. Regel alle praktische zaken op voorhand
Zorg dat alle formaliteiten in orde zijn. Dat de IT-afdeling verwittigd is, dat er een toegangsbadge is, een telefoonnummer, inlogcodes. een emailadres. Maar ook dat er een laptop aanwezig is, een bureau en een bureaustoel, een locker. Zorg er met andere woorden voor dat alle praktische zaken geregeld zijn en dat de nieuwe werknemer zich onmiddellijk welkom voelt.
5. Stel een stappenplan op
Tijdens de eerste dagen zijn er altijd momenten die niet ingevuld zijn. Stel daarom een duidelijk stappenplan op. Dat kan gaan over functiespecifieke training maar ook over het vertrouwd raken met de organisatie. Grote ondernemingen voorzien bijvoorbeeld e-learning, maar je kan het ook kleiner aanpakken door te werken met webpagina’s of met brochures. Zo’n stappenplan heeft ook een ander voordeel. De werknemer hoeft zo niet de hele tijd te luisteren maar kan eens rustig de tijd nemen om zich in te lezen en de omgeving in zich op te nemen.
6. Zorg voor een warm welkom
Geef de nieuwkomer op de eerste werkdag een warm welkom. De eerste werkdag zet de toon dus het is van vitaal belang dat de nieuwe werknemer er een goed gevoel aan overhoudt. Neem er dus de tijd voor. Overloop rustig de taakinhoud en het stappenplan met je nieuwe medewerker en laat je buddy de nieuwe medewerker rondleiden op de werkvloer en kennismaken met de andere collega’s. Organiseer desnoods een klein kennismakingsmoment tijdens de lunch.
7. Vermijd informatie-overload
Probeer de nieuwe werknemer tijdens de onboarding niet te overladen met informatie. Een nieuwe job zorgt al voor genoeg prikkels. Stuur de nieuwkomer ook geen dertig mails van zaken die zich de afgelopen weken opgestapeld hebben en niet behandeld werden. Je zal merken dat de nieuwkomer daar meteen heel negatief op reageert. Werk in plaats daarvan met een checklist of een instapplan voor de eerste dag, de eerste weken, de eerste maanden.
8. Plan een opvolggesprek in
Plan een opvolggesprek tussen de buddy (en in een later stadium de leidinggevende) en de nieuwe werknemer in. Hoe gaat het? Hoe loopt het? Zijn er nog zaken die je van ons nodig hebt? Heb je zelf positieve feedback opgevangen over de nieuwe medewerker dan is dit het ideale moment om dit mee te delen. Zo voelt de nieuwe medewerker zich sterker betrokken en verbonden met de nieuwe werkgever.
Vraag na een aantal maanden ook feedback aan de nieuwe medewerker over het onboardingproces zelf. Wat vindt hij ervan? Wat is goed, wat is minder goed? Wat zou hij willen veranderen? Gebruik die feedback om je onboardingproces bij te sturen.
9. Onboarding stopt niet na negentig dagen
De duur van het onboardingproces hangt vooral af van het soort job, van de complexiteit van de functie. Het onboardingproces van een payrollmedewerker bijvoorbeeld, duurt het hele jaar door met in het voorjaar de vakantiedagen en in het najaar de eindejaarspremies. Bij zo’n functies is het niet de bedoeling dat je je medewerkers na een drietal maanden aan hun lot overlaat, maar dat je je medewerkers blijft bijstaan en helpen.
10. Maak het niet te ingewikkeld
Sommige organisaties zien het veel te groot. Ze willen te veel elementen oplijsten en werken met veel te grote checklists waardoor de nieuwe medewerker al snel afhaakt en beetje bij beetje gedemotiveerd geraakt. Keep it simple. Dan krijg je de beste resultaten.
Heb je ons razend interessant webinar met Madelien Overtoom gemist? Geen probleem, we hebben de meest interessante weetjes voor jou op een rij gezet. Er zitten trouwens nog heel wat interessante sessies aan te komen. We hopen je dan ook te mogen begroeten op één van onze volgende activiteiten.
